El sistema SSPA

By: Luis Manuel Ferrara Sáenz | Date: 24 octubre, 2011 | Categories: Sistema SSPA

A través de este blog -curso online llevaré a ustedes temas referentes a la seguridad industrial, iniciaremos con la Metodología Dupont, el sistema SSPA (Seguridad, Salud y Protección Ambiental).


Conoceremos las 12 mejores prácticas internacionales las cuales son la base de este sistema y que integran el llamado sistema de administración SSPA (SASSPA) y sus tres subsistemas el subsistema de administración de seguridad en los procesos (SASP), el subsistema de administración de Salud en el trabajo (SAST) y el subsistema de Administración Ambiental (SAA).

¿Qué es el sistema SSPA?

Primero definamos que es el sistema SSPA, este se define como el conjunto de elementos interrelacionados e interdependientes entre sí, basado en 12 mejores prácticas administrativas internacionales, el cual está organizado en tres Subsistemas que atienden la seguridad de los procesos, la salud en el trabajo y la protección ambiental.

Lo que el sistema busca es guiar a la empresa hacia un desempeño de clase mundial en materia de administración de los riesgos
de sus operaciones y/o procesos productivos, mediante la implantación de los elementos que lo componen y la interrelación entre ellos, este sistema nos invita a una nueva cultura de trabajo basada en la prevención de riesgos.

Sus objetivos básicos son:

- Las medidas relativas a la seguridad, la salud y el medio ambiente se adoptan con el fin de crear  y mantener un medio ambiente de trabajo seguro, saludable, productivo y respetuoso del entorno en el que se desarrolla el trabajo.

- Prevenir accidentes y enfermedades de trabajo para resguardar la integridad física y mental de los trabajadores y nutrir la productividad y competitividad de las empresas.

 

-  Las 12 mejores prácticas administrativas internacionales o el sistema de administración también son conocidas como Libro
Rojo, que sirven para administrar los aspectos generales de seguridad, salud y protección ambiental,

-  El subsistema de Administración de Seguridad en los Procesos como Libro Azul, que a través de controles administrativos fincados en 14 elementos, permiten que los riesgos del proceso sean identificados, entendidos y controlados y las lesiones e incidentes relacionados con el proceso puedan ser eliminados,

-  El subsistema de Administración Ambiental como Libro Verde,  cuya aplicación permite la prevención y control de la contaminación, administrando los aspectos e impactos ambientales de nuestras operaciones y procesos productivos, asegurando el cumplimiento del marco legal aplicable, a través de sus 15 elementos y

-  El subsistema de administración de salud en el trabajo como Libro Blanco, el cual se ocupa de la identificación, evaluación y control de los riesgos a la salud presentes en el ambiente laboral, este subsistema cuenta con 14 elementos.

En total el sistema cuenta con 55 elementos.

Las 12 Mejores Prácticas Internacionales

Como lo mencionamos anteriormente, son la base de un sistema que está constituido por 12 elementos o prácticas administrativas internacionales agrupadas en tres categorías. Sus elementos están distribuidos de la siguiente manera:

Conceptuales

Compromiso Visible y Demostrado.

Política de SSPA documentada y comunicada.

Responsabilidad de la Línea de Mando para SSPA.

Estructurales

Organización Estructurada.

Metas y Objetivos Agresivos.

Altos Estándares de Desempeño.

Papel de la Función de SSPA.

Operacionales

Auditorías Efectivas.

Investigación y Análisis de Incidentes y Accidentes.

Capacitación y Entrenamiento continuos.

Comunicaciones Efectivas.

Motivación Progresiva.

 

 

Tabla de Autoevaluación.- Es una herramienta que nos permite realizar la evaluación del subsistema al comparar el desempeño contra una serie de “acciones descriptivas” definidas en el cuerpo de la tabla, para cada uno de los elementos, en cada uno de los cinco niveles de implantación que la integran.

Guías de Autoevaluación.- Preguntas clave que inducen hacia evidencias objetivas y orientan al evaluador en la implantación efectiva del sistema, al identificar con claridad las brechas entre la situación actual de su desempeño y la situación futura definida, en relación con las acciones descriptivas establecidas en el cuerpo de la Tabla de Autoevaluación.

Protocolo de Auditoría.- Son documentos del sistema elaborados para servir de guía propuesta a los auditores del sistema para la realización del proceso de auditoría, basados en los requisitos de los elementos y bajo un contexto de la etapas de la Disciplina Operativa (disponibilidad, calidad, comunicación y cumplimiento).

La estrategia a seguir es la realización de una Autoevaluación de cada elemento del sistema que permita identificar su estado actual, al detectar áreas de oportunidad en la Autoevaluación se deberá dar un seguimiento cuidadoso a la ejecución de un programa de trabajo cubrir éstas áreas de oportunidad, para la implantación y, posteriormente, auditar el sistema implantado.

Equipo para la Autoevaluación.- Equipo multidisciplinario y multifuncional que es el responsable de llevar a cabo la
Autoevaluación y de desarrollar el Programa de Acciones de Mejora de cada subsistema.

Integrantes de Equipos de Elemento.- Estas personas deberán ser individuos cuyas actividades diarias se relacionan al elemento, es decir son los “usuarios” o “clientes” del elemento. Son quienes conocen y entienden a detalle la documentación del sistema relativa al elemento que les corresponde, para así poder entender sus requisitos y las acciones descriptivas correspondientes de la tabla de Autoevaluación.

Líder del Equipo de Apoyo SSPA.- Especialista en materia de SSPA que ha sido capacitado y tiene experiencia en el manejo del sistema SSPA. Acuerda con la Alta Gerencia sobre la realización de las actividades críticas de planeación antes de iniciar la Autoevaluación.

El proceso de Autoevaluación consiste en que el Equipo de Elemento analiza y evalúa el cumplimiento con cada una de las acciones descriptivas que aparecen en la Tabla de Autoevaluación del subsistema correspondiente, empezando en el Nivel 1 del elemento. Es importante establecer que las preguntas clave de las guías, no son las únicas que se pueden hacer al respecto; los miembros del Equipo de Elemento deben de sentirse con la libertad de hacer otras preguntas que ayuden a clarificar el grado de cumplimiento de las acciones descriptivas del elemento.

Debe considerarse la evidencia documentada y verbal (evidencia objetiva) al tomar decisiones en cuanto a las respuestas de las preguntas y del cumplimiento de la Unidad de Implantación con cada acción descriptiva. Deben evaluarse todas las acciones descriptivas para todos los niveles. Se requiere demostrar con documentación o registros (evidencia objetiva) el nivel de implantación que ha sido alcanzado.

Algunos ejemplos de evidencias objetivas, sin ser limitativo, pueden ser: órdenes de trabajo debidamente llenadas y firmadas de recibido, minutas de reuniones de seguimiento y cumplimiento de acuerdos, resultados de encuestas, reportes de auditorías efectivas, verificaciones físicas en campo, entre otras, evitando al máximo documentos genéricos como evidencia.

La evaluación inicia con el Nivel 1 del elemento a evaluar, y conforme se va sustentando el cumplimiento de cada una de las “acciones descriptivas” en ese nivel, se pasa al siguiente nivel de la tabla, realizando la misma mecánica de evaluar y sustentar cada acción descriptiva del elemento que se está evaluando. La evaluación se suspende cuando el autoevaluado no puede sustentar el cumplimiento de las acciones descriptivas del nivel que se está valorando.

Considerando que la interpretación correcta de los niveles es fundamental para el proceso de implantación, a continuación se describen con más detalle estos niveles:

Nivel 1.- “Evaluando el Sistema y Creando Conciencia”. Este nivel de implantación es la base del elemento, ya que determina el rumbo de lo que queremos lograr. Este nivel se satisface cuando el personal demuestra de manera objetiva estar consciente de la importancia de trabajar en el elemento y de cómo esto puede contribuir a mejorar el desempeño en SSPA.

Nivel 2.- “Desarrollando el Sistema”. Corresponde al nivel de implantación en el cual se diseñan, preparan y documentan los procedimientos y mecanismos requeridos en cada elemento. Este nivel se satisface hasta que todos los procedimientos y
mecanismos requeridos en el Nivel 2
, se encuentran completamente diseñados, desarrollados y documentados.

Nivel 3.- “Estableciendo el Sistema”. Corresponde al nivel de implantación en el cual los procesos y mecanismos requeridos en cada elemento comienzan a implantarse. Este nivel se satisface hasta que todos los procedimientos y mecanismos desarrollados para satisfacer el Nivel 2, han sido difundidos, el personal ha sido capacitado y éstos se comienzan a aplicar de forma generalizada, alcanzándose un grado de implantación en el que sólo se presentan algunas desviaciones aisladas.

Nivel 4.- “Sistema Establecido”. Corresponde al nivel de implantación en el que todos los procedimientos y mecanismos requeridos en cada elemento se encuentran totalmente implantados. Este nivel se satisface hasta que todos los procedimientos y mecanismos desarrollados para satisfacer el Nivel 2, se encuentran totalmente implantados, no presentándose ningún tipo de desviación de manera sistemática. En este nivel, el personal ya sigue los procedimientos por convicción del beneficio que ello representa y se ha cumplido al menos un ciclo de mejora.

Nivel 5.- “Mejoramiento Continuo”. Corresponde al nivel de implantación en el que todos los procedimientos y mecanismos requeridos en cada elemento, no sólo se encuentran totalmente implantados, sino que además, ya se han establecido e implantado más de un ciclo de mejora, con la finalidad de buscar la excelencia traducida en efectividad y mejora continua.

Identificación de brechas

Durante la etapa de Autoevaluación, el Coordinador y su Equipo de Elemento, de manera simultánea con la evaluación de
cumplimiento de las acciones descriptivas de la Tabla de Autoevaluación, identifiquen las brechas entre la situación actual del elemento y el estado futuro declarado al inicio de la Autoevaluación, mediante el mismo mecanismo de consenso entre los integrantes del equipo, con lo que se busca un sentido de propiedad de las propuestas. Durante la etapa de Autoevaluación, las brechas identificadas se registran en la columna de Observaciones de las Guías de Autoevaluación.

Auditoría al Proceso de Implantación

Con el propósito de coadyuvar en la consolidación del sistema durante el Proceso de Implantación, se deberá realizar una auditoría de seguimiento, una vez que la Unidad de Implantación haya declarado que ha alcanzado el Nivel 2.

Para apoyar este proceso se emplearán los Protocolos de Auditoría específicos para las 12 MPI y cada subsistema, que integran en su estructura las cuatro fases de la Disciplina Operativa (Disponibilidad, Calidad, Comunicación y Cumplimiento).

Los resultados de estas auditorías soportarán o contrastarán los avances en el Proceso de Implantación en la Unidad de
Implantación y permitirán emitir las recomendaciones pertinentes para redirigir las estrategias o acciones de implantación según las desviaciones encontradas.

En la próxima entrada veremos cada una de las 12 mejores prácticas internacionales.

Gracias.